CRM · Kosmetik & Beauty
Die digitale Kundenkartei für Ihr Kosmetikstudio.
Hauttyp, Allergien, letzte Behandlung, verwendete Produkte, Fotos vom Verlauf, unterschriebene Einwilligung: In vielen Studios steht das auf Karteikarten oder verteilt auf Buchungs-App, Handy und Ordner. Ein CRM für Ihr Kosmetik-, Nagel- oder Beautystudio führt es an einer Stelle zusammen – vertraulich, weil es oft um Gesundheitsangaben geht.
Für Kosmetik-, Nagel-, Wimpern- und Permanent-Make-up-Studios.
Kundenkartei
Was in die Kartei eines Beautystudios gehört
Behandlungsverlauf
Welche Behandlung, wann, mit welchen Produkten und welchem Ergebnis. Die Kollegin sieht beim nächsten Termin sofort, wo es weitergeht.
Hautbild und Unverträglichkeiten
Hauttyp, Allergien, Medikamente, Gegenanzeigen: deutlich sichtbar vor jeder Behandlung, nicht auf Seite drei einer Karteikarte.
Einwilligungen
Aufklärung und Einwilligung vor Microneedling, Permanent Make-up oder Fotos – am Tablet unterschrieben und bei der Kundin abgelegt.
Verlaufsfotos
Vorher-nachher-Bilder gehören zur Behandlung, nicht in die Galerie eines Privathandys. Im CRM liegen sie bei der Kundin, mit eigener Einwilligung, falls Sie sie zeigen wollen.
Nachsorge
Pflegehinweise nach der Behandlung und eine Erinnerung zum nächsten passenden Termin – Auffüllen, Auffrischung, Kur.
Gutscheine und Pakete
Verkaufte Gutscheine und Behandlungspakete mit Restguthaben, damit am Empfang niemand rechnen oder suchen muss.
Vertraulich
Gesundheitsangaben brauchen besonderen Schutz
Allergien, Hauterkrankungen oder Medikamente sind Gesundheitsdaten. Die Datenschutz-Grundverordnung schützt sie besonders, und Ihre Kundinnen erwarten zu Recht, dass sie nicht in einer Messenger-Gruppe oder einer offenen Tabelle landen.
Deshalb legen wir fest, wer was sehen darf: Die Behandlerin sieht die Kartei, die Aushilfe am Empfang nur Termin und Kontakt. Die Daten liegen bei einem Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder auf unseren Servern in Frankfurt – nicht auf einem einzelnen Handy. Einwilligungstexte und Löschfristen stimmen Sie mit Ihrer Datenschutzberatung ab. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Termine und Buchung
Buchungssystem und Kartei zusammenbringen
Viele Studios buchen bereits über ein Online-Buchungssystem. Das ist gut für den Kalender, aber selten für die Kartei: Behandlungsverlauf, Fotos und Einwilligungen haben dort kaum Platz. Wir prüfen, was Ihr Buchungssystem hergibt, und verbinden es mit der Kartei, statt Sie zu einem Wechsel zu drängen.
Neue Kundinnen füllen den Anamnesebogen vor dem ersten Termin online aus. Die Angaben landen direkt in der Kartei, und beim Termin sprechen Sie nur noch über das, was offen ist.
Kundenportal
Was Ihre Kundinnen selbst erledigen können
Anamnese vorab
Den Fragebogen vor dem ersten Termin am Handy ausfüllen – in Ruhe zu Hause statt am Empfangstresen.
Pflegehinweise
Nach der Behandlung die passenden Hinweise zum Nachlesen, statt eines Zettels, der in der Handtasche verschwindet.
Gutscheine und Pakete
Restguthaben und verbleibende Sitzungen selbst einsehen.
Nächster Termin
Erinnerung an die Auffrischung, mit direktem Weg in die Buchung.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns vorher fragen
Was ist eine digitale Kundenkartei?
Die Karteikarte als Programm: Stammdaten, Hautbild, Unverträglichkeiten, Behandlungen, Produkte, Fotos und Einwilligungen je Kundin – durchsuchbar, für das ganze Team verfügbar und mit Rechten, wer was sehen darf.
Darf ich Allergien und Hautbefunde digital speichern?
Ja, wenn die Voraussetzungen stimmen: eine Rechtsgrundlage, meist die Einwilligung Ihrer Kundin, technischer Schutz und klare Zugriffsrechte. Wir setzen die technische Seite um; die Texte für Einwilligung und Datenschutzerklärung prüfen Sie mit Ihrer Datenschutzberatung. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Funktioniert das mit meinem Buchungssystem?
Das hängt davon ab, was Ihr System an Schnittstellen oder Exporten anbietet. Wir prüfen das im ersten Gespräch und sagen Ihnen, ob eine Verbindung sinnvoll ist oder die Kartei getrennt besser läuft.
Kann ich die Kartei am Tablet in der Kabine nutzen?
Ja. Die Kartei läuft im Browser auf Tablet und Handy, Einwilligungen unterschreibt die Kundin mit dem Finger.
Lohnt sich das für ein kleines Studio?
Oft schon wegen Einwilligungen und Behandlungsverlauf. Manchmal reicht die Kartei-Funktion eines guten Buchungssystems – das sagen wir Ihnen dann auch.
Was kostet eine Kundenkartei für mein Studio?
Das hängt vom Umfang ab: ob ein fertiges System eingerichtet oder eine eigene Lösung gebaut wird, wie viele Abläufe, Nutzer und Schnittstellen dazukommen. Wir rechnen fair und nachvollziehbar. Nach dem Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Umfang, Preis und Termin – pauschale Preise nennen wir vorher bewusst nicht.
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Wie führen Sie Ihre Kundenkartei heute?
Karteikarten, Buchungs-App, Ordner? Schreiben Sie es uns in zwei Sätzen. Wir melden uns in der Regel am selben Werktag und sagen Ihnen, was sich für Ihr Studio lohnt.