CRM · Bildungsträger
Teilnehmerverwaltung für Bildungsträger – aus eigener Praxis.
Wir sind selbst zugelassener Träger nach AZAV. Für unsere eigenen Maßnahmen haben wir eine Teilnehmerverwaltung gebaut, die von der Anmeldung bis zum Abschlussbericht alles an einem Ort hält. Diese Erfahrung bringen wir in Ihre Lösung ein – ob Sie Maßnahmen mit Gutschein, Firmenschulungen oder offene Kurse anbieten.
Teilnehmerverwaltung und Lernbereich laufen bei uns in einer Anwendung – mehr zur Lernplattform.
Der Weg einer Teilnahme
Von der Anmeldung bis zum Abschlussbericht
- Schritt 1
Anmeldung
Interessenten melden sich über die Website an oder werden angelegt – mit nur den Angaben, die es für den ersten Schritt braucht.
- Schritt 2
Vertrag und Unterschrift
Der Vertrag entsteht aus den Stammdaten, wird digital unterschrieben und mit Datum abgelegt.
- Schritt 3
Termine
Sitzungen und Kurstage im Kalender, mit Einladung und Erinnerung; Online- und Vor-Ort-Termine sind unterscheidbar.
- Schritt 4
Dokumentation
Je Sitzung Inhalte, Dauer und Unterschrift festhalten. Bewilligte und geleistete Unterrichtseinheiten stehen jederzeit nebeneinander.
- Schritt 5
Abschluss
Abschlussbericht und Nachweise entstehen aus dem, was dokumentiert ist, und gehen per E-Mail oder per Post an den Kostenträger – mit Eintrag im Protokoll.
Was die Software mitdenkt
Fristen und Lücken melden sich von selbst
Vor dem ersten Tag
Beginnt eine Maßnahme, ohne dass ein Termin angelegt ist, meldet die Software das vorher – mit Namen und einem Weg, den Termin gleich anzulegen.
Status, der stimmt
Mit der ersten dokumentierten Sitzung oder dem ersten Tag wechselt eine Teilnahme von „geplant“ auf „läuft“ – nachvollziehbar im Protokoll.
Stunden im Blick
Bewilligte und dokumentierte Einheiten nebeneinander, damit keine Maßnahme unbemerkt über- oder unterschritten wird.
Einheitliche Namen
Kursinhalte heißen in Angebot, Lehrplan, Sitzungsnachweis und Lernbereich gleich, weil sie aus einer Quelle kommen.
Für Teilnehmende
Ein persönlicher Bereich statt Mailverkehr
Teilnehmende erhalten einen persönlichen Zugang. Dort sehen sie ihre Termine, unterschreiben Sitzungsnachweise, finden Lernmaterial und Videos und verfolgen ihren Fortschritt. Wer keinen Laptop hat, nutzt das Handy.
Für den Träger heißt das: Unterschriften kommen nicht mehr als Scan, sondern direkt beim Termin an, und Material muss nicht einzeln verschickt werden. Was Teilnehmende sehen, ist genau das, was im System steht – Rückfragen wie „Welcher Termin galt noch mal?“ beantwortet der eigene Zugang.
Datenschutz und Nachweise
Sozialdaten sorgfältig behandeln
Bei geförderten Maßnahmen verarbeiten Sie sensible Daten: Angaben zur Arbeitssuche, zu Bildungsgutscheinen und manchmal zur Gesundheit. Wir trennen Rollen sauber – Coach, Verwaltung, Leitung –, protokollieren Änderungen mit altem Wert und Grund und betreiben die Anwendung auf eigenen Servern.
Welche Nachweise Ihre Zertifizierungsstelle und Ihre Kostenträger verlangen, legen wir mit Ihnen fest; die Software sorgt dafür, dass sie vollständig und auffindbar sind. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns vorher fragen
Was muss eine Teilnehmerverwaltung für Bildungsträger können?
Anmeldung, Verträge mit Unterschrift, Termine, Sitzungsdokumentation mit bewilligten und geleisteten Einheiten, Abschlussberichte und einen Zugang für Teilnehmende. Dazu Rollen für Coaches und Verwaltung und ein Protokoll, wer was geändert hat.
Nutzt ihr das selbst?
Ja. Unsere eigenen Maßnahmen als zugelassener Träger nach AZAV laufen über eine selbst entwickelte Teilnehmerverwaltung mit Unterschriften, Stundennachweisen und Lernbereich.
Können Teilnehmende digital unterschreiben?
Ja, am Handy oder Tablet direkt beim Termin. Welche Form der Unterschrift Ihr Kostenträger annimmt, klären Sie vorher mit ihm; die Software kann beides, digital und auf Papier als Ausdruck.
Funktioniert das auch für Coaching und Firmenschulungen?
Ja. Wer keine geförderten Maßnahmen anbietet, nutzt denselben Weg ohne Kostenträger: Anmeldung, Termine, Nachweise und Teilnahmebescheinigung.
Lässt sich das mit einer Lernplattform verbinden?
Ja. Bei uns laufen Teilnehmerverwaltung und Lernbereich in einer Anwendung: Teilnehmende finden Material, Videos und Tests mit demselben Zugang, mit dem sie ihre Termine sehen. Eine bestehende Lernplattform binden wir an, wo sie eine Schnittstelle hat.
Was kostet eine Teilnehmerverwaltung?
Das hängt vom Umfang ab: ob ein fertiges System eingerichtet oder eine eigene Lösung gebaut wird, wie viele Abläufe, Nutzer und Schnittstellen dazukommen. Wir rechnen fair und nachvollziehbar. Nach dem Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Umfang, Preis und Termin – pauschale Preise nennen wir vorher bewusst nicht.
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Wie dokumentieren Sie heute Ihre Maßnahmen?
Papier, Tabellen, ein Programm, das nicht passt? Schreiben Sie es uns in zwei Sätzen. Wir melden uns in der Regel am selben Werktag.