CRM · Vereine
Mitgliederverwaltung für Vereine, die auch der nächste Vorstand versteht.
In vielen Vereinen liegt die Mitgliederliste auf dem Rechner des Kassenwarts, Spendenquittungen entstehen in Word, und Anträge kommen auf Papier. Das geht gut, bis jemand das Amt abgibt. Wir haben für einen Verein eine Mitgliederverwaltung gebaut, die genau das löst – und richten Ihre so ein, dass Ehrenamtliche sie mit wenig Einarbeitung bedienen.
Für Sport-, Kultur- und Fördervereine, Gemeinden und Verbände.
Was dazugehört
Was eine Mitgliederverwaltung für Vereine können sollte
Mitglieder
Stammdaten, Eintritt, Beitragsart, Familienmitgliedschaft und Ehrenämter an einem Ort – mit Verlauf, wer was wann geändert hat.
Beiträge
Wer hat bezahlt, wer nicht? Beitragsläufe und Erinnerungen im Blick, auf Wunsch mit Lastschrift über Ihre Bank.
Spendenquittungen
Zuwendungsbestätigungen aus den erfassten Spenden erzeugen, statt jede einzeln in Word zu tippen.
Anträge online
Mitgliedsantrag, neue Bankverbindung, Austritt: online ausgefüllt, mit Bestätigung, ohne Abtippen.
Newsletter und Rundschreiben
Einladung zur Mitgliederversammlung und Neuigkeiten an alle oder an Gruppen – nur an Mitglieder, die eingewilligt haben.
Rollen im Vorstand
Der Kassenwart sieht Beiträge, die Schriftführerin Kontakte, Übungsleiter ihre Gruppe. Beim Wechsel im Amt werden Rechte übertragen, nicht Dateien.
Aus der eigenen Praxis
Gebaut für Ehrenamtliche
Für einen Verein haben wir eine Mitgliederverwaltung entwickelt, in der Beiträge, Spendenquittungen, Anträge und Newsletter zusammenlaufen; für eine Gemeinschaft einen Mitgliederbereich mit eigener Anmeldung. Die wichtigste Erkenntnis daraus: Ehrenamtliche haben wenig Zeit und wechseln. Eine Software, die man nur mit Einweisung versteht, ist nach zwei Vorstandsperioden wieder eine Excel-Liste.
Deshalb bauen wir Masken, die nur fragen, was nötig ist, und Abläufe, die sich selbst erklären. Was die Software ohnehin weiß – offene Beiträge, unbearbeitete Anträge –, zeigt sie von selbst an, statt darauf zu warten, dass jemand daran denkt.
Mitgliederbereich
Was Mitglieder selbst erledigen können
Eigene Daten pflegen
Adresse und Bankverbindung selbst ändern – die Änderung kommt zur Prüfung in der Verwaltung an.
Beiträge und Quittungen
Sehen, was bezahlt ist, und Spendenquittungen selbst herunterladen.
Termine und Neuigkeiten
Vereinstermine, Protokolle und Nachrichten aus dem Vorstand an einem Ort.
Anmeldungen
Für Veranstaltungen, Kurse oder Dienste anmelden – ohne Liste am Schwarzen Brett.
Datenschutz im Verein
Mitgliederdaten gehören nicht auf einen privaten Rechner
Auch Vereine sind für den Datenschutz ihrer Mitglieder verantwortlich. Eine zentrale Anwendung mit Rollen, Protokoll und Sicherungen ist sicherer als Listen, die auf privaten Rechnern und in Mailanhängen kursieren – und sie geht beim Vorstandswechsel nicht verloren.
Wir betreiben die Mitgliederverwaltung auf unseren Servern in Frankfurt oder auf einem Server des Vereins, sichern sie regelmäßig und richten Einwilligungen für Newsletter und Fotos sauber ein. Was in Satzung und Datenschutzerklärung gehört, klären Sie mit Ihrer Beratung. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns vorher fragen
Gibt es nicht fertige Vereinssoftware?
Doch, und für viele Vereine reicht sie – dann empfehlen wir sie. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Ihr Verein besondere Beitragsmodelle, Anträge oder einen Mitgliederbereich braucht, den fertige Programme nicht abbilden.
Können wir Spendenquittungen damit erstellen?
Ja, aus den erfassten Spenden. Die Angaben zur Steuerbegünstigung Ihres Vereins und die Vorgaben der Finanzverwaltung für die Bestätigung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Können wir unsere alte Mitgliederliste übernehmen?
In aller Regel ja, aus Excel, CSV oder dem Export Ihres bisherigen Programms. Doppelte Einträge und Lücken klären wir bei der Übernahme mit Ihnen.
Wer kann die Mitgliederverwaltung bedienen?
Jeder im Vorstand mit den Rechten seines Amtes, im Browser auf PC, Tablet oder Handy. Beim Start weisen wir ein und hinterlassen eine kurze Anleitung, die beim nächsten Vorstandswechsel weitergegeben werden kann.
Müssen alle Mitglieder einen Zugang haben?
Nein. Der Mitgliederbereich ist ein Angebot. Wer keinen Zugang möchte, wird weiter von der Verwaltung gepflegt.
Was kostet eine Mitgliederverwaltung für Vereine?
Das hängt vom Umfang ab: ob ein fertiges System eingerichtet oder eine eigene Lösung gebaut wird, wie viele Abläufe, Nutzer und Schnittstellen dazukommen. Wir rechnen fair und nachvollziehbar. Nach dem Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Umfang, Preis und Termin – pauschale Preise nennen wir vorher bewusst nicht. Für Vereine suchen wir mit Ihnen den schlanksten Weg – manchmal ist das eine fertige Vereinssoftware.
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Wo liegt Ihre Mitgliederliste heute?
Schreiben Sie es uns in zwei Sätzen. Wir melden uns in der Regel am selben Werktag und sagen Ihnen offen, ob eine fertige Vereinssoftware reicht.