Kundenportal · Agenturen & Dienstleister
Kundenportal für Dienstleister, das Rückfragen überflüssig macht.
Wer laufend für viele Kunden arbeitet – Agentur, Beratung, IT-Dienstleister, Hausverwaltung –, kennt das: Wünsche kommen per Mail, Telefon und Messenger, Freigaben bleiben liegen, und der Kunde weiß nicht, was letzten Monat für ihn passiert ist. Ein Kundenportal ordnet das. Wir nutzen selbst eines, jeden Tag.
Unser eigenes Kundenportal läuft unter mein.webdesign-kmu.de.
Aus der eigenen Praxis
Was unser eigenes Kundenportal leistet
Wünsche statt Mails
Kunden schreiben Änderungswünsche mit Bildern ins Portal. Sie landen als Aufgabe bei uns, mit Uhrzeit und Bezug zur Website.
Antwort auf jeden Wunsch
Ist ein Wunsch erledigt, steht unsere Antwort darunter: was umgesetzt ist, was bewusst nicht und warum, was noch fehlt.
Neuigkeiten
Arbeit an Website und Server erscheint als kurze Meldung. Kunden sehen, dass gearbeitet wird – auch wenn sie nichts angefragt haben.
Offene Fragen an den Kunden
Fehlende Angaben, Freigaben, Logodateien: Jede Frage steht einzeln im Portal, bis sie beantwortet ist.
Anmeldung ohne Passwort
Kunden melden sich über einen persönlichen Link an. Es gibt kein Passwort, das vergessen werden kann.
Website-Check
Kunden sehen den Zustand ihrer Website und können eine Prüfung selbst anstoßen.
Intern
Dahinter: Vertrieb und Aufgaben an einem Ort
Deals in Phasen
Vom ersten Kontakt bis zum Auftrag in festen Phasen, mit nächstem Schritt und Detailfenster, ohne die Liste zu verlassen.
Anrufliste
Wer heute angerufen werden soll, mit eigener Rolle für das Telefonteam und Notiz zum Gespräch.
Angebot per Klick
Aus den Angaben eines Kontakts entsteht ein Angebot als PDF mit wählbaren Zusätzen.
Kontakte ohne Dubletten
Beim Import erkennt das Portal gleiche Telefonnummern, damit niemand doppelt geführt wird.
Für Ihr Geschäft
Was ein Kundenportal für Dienstleister verändert
Dienstleistung ist unsichtbar. Der Kunde sieht nicht, wie viel Arbeit in einem Jahresabschluss, einem Server-Update oder einer Kampagne steckt – er sieht die Rechnung. Ein Portal, in dem Arbeit als Neuigkeit, Antwort und erledigter Wunsch erscheint, macht sie sichtbar. Das stärkt die Bindung und erleichtert das Gespräch über den Preis.
Und es entlastet: Wünsche kommen geordnet an, mit Bild und Bezug, statt verstreut über Kanäle. Freigaben haben einen Ort. Und wenn jemand im Team krank ist, steht alles im Portal und nicht in einem fremden Postfach.
So bauen wir es
Ihr Portal, nach Ihren Leistungen
- Schritt 1
Anliegen sortieren
Welche Arten von Anliegen gibt es bei Ihnen – Wunsch, Frage, Freigabe, Störung? Daraus entstehen die Bereiche des Portals.
- Schritt 2
Anbindung
Postfach, Kalender, Projekt- oder Ticketwerkzeug und Buchhaltung verbinden wir, wo es Schnittstellen gibt. Automatische Abläufe übernehmen das Weiterreichen.
- Schritt 3
Erste Kunden
Wir starten mit wenigen Kunden, sehen, was sie nutzen, und passen an.
- Schritt 4
Betrieb
Auf unseren Servern in Frankfurt oder auf Ihren, mit Sicherungen und Anpassungen durch uns.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns vorher fragen
Was ist ein Kundenportal für Dienstleister?
Ein geschützter Bereich, in dem Ihre Kunden nach der Anmeldung Wünsche einreichen, Fragen beantworten, Unterlagen finden und sehen, was Sie für sie erledigt haben. Für Ihr Team ist es der eine Ort, an dem alle Anliegen ankommen.
Brauche ich dafür ein Ticketsystem?
Nicht unbedingt. Ein Portal kann Wünsche selbst als Aufgaben führen. Nutzen Sie schon ein Projekt- oder Ticketwerkzeug, verbinden wir das Portal damit, wo es eine Schnittstelle gibt.
Können Kunden Dateien hochladen?
Ja, Bilder und Dokumente direkt am Wunsch oder an der Frage. Was hochgeladen wird, liegt beim richtigen Kunden und nicht in einem Postfach.
Kann das Portal in unserem Design laufen?
Ja, mit Ihrer Marke, Ihren Farben und unter einer Adresse Ihrer eigenen Domain.
Wie bekommen Kunden ihren Zugang?
Über einen persönlichen Anmeldelink per E-Mail, ohne Passwort. Mehrere Ansprechpartner eines Kunden können eigene Zugänge bekommen, damit klar bleibt, wer was eingereicht hat.
Was kostet ein Kundenportal?
Das hängt vom Umfang ab: ob ein fertiges System eingerichtet oder eine eigene Lösung gebaut wird, wie viele Abläufe, Nutzer und Schnittstellen dazukommen. Wir rechnen fair und nachvollziehbar. Nach dem Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Umfang, Preis und Termin – pauschale Preise nennen wir vorher bewusst nicht.
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Über wie viele Kanäle kommen Ihre Kundenwünsche heute?
Schreiben Sie es uns in zwei Sätzen. Wir melden uns in der Regel am selben Werktag und sagen Ihnen, wie ein Portal bei Ihnen aussehen könnte.